Cara membuat validasi data dengan excel

Data validation atau validasi data adalah fitur Excel yang dapat kita gunakan untuk menentukan jenis pada data pada sel excel. Dengan validasi data, kita dapat memastikan data yang diinput ke dalam sel sesuai dengan kategori yang sudah ditentukan.  Memasukkan data diluar kategori yang sudah ditentukan akan ditolak secara otomatis oleh sistem. Kita juga dapat menambahkan pesan peringatan pada data mengenai data seperti apa yang harus diinput ke dalam sel.

Gambar 01. Validation Data

Banyak sekali kriteria validasi data yang bisa kita terapkan dengan Data Validation, seperti Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text length, Custom. Namun pada kesempatan kali ini, kita hanya membahas tentang cara membuat validasi data dengan kriteria list pada excel.

Berikut langkah-langkah membuat list validasi data.

1) Buka program Excel anda.

Gambar 02. Program excel

2) Buat daftar bantu untuk memudahkan membuat validasi data nanti. Seperti contoh di bawah ini.

Gambar 03. Daftar bantu

Atau bisa juga anda buat langsung validasi datanya.

Terlihat pada daftar bantu di atas hanya terdapat 2 kategori, yaitu ‘BUAH’ dan ‘SAYUR’.

3) Buatlah tabel untuk menempatkan validasi data tersebut.

Gambar 04. Tabel validasi data

Untuk tabel ini bisa anda buat sebelum atau sesudah validasi data dibuat. Kemudian klik kolom pertama ‘Kategori’.

4) Selanjutnya klik kiri ‘Data’>’Data Validation’ seperti gambar di bawah ini.

Gambar 05. Menu data validation

5) Akan muncul gambar seperti di Bawah ini.

Gambar 06. Jendela data validation

6) Kemudian pilih ‘List’ pada Validation criteria [Allow:]

Gambar 07. Pilih ‘List’ di jendela ‘Any Value’

7) Selanjutnya akan muncul gambar seperti di bawah ini. Kemudian isikan kategori pada kolom ‘Source’.

Cara pertama:

Isikan kategori ‘BUAH’ dan ‘SAYUR’ [BUAH,SAYUR]  pada kolom ‘Source’.

Jangan lupa dipisah dengan tanda koma [,]

Cara kedua:

Membuat daftar bantu untuk kategori.  Klik kiri tanda panah merah pada jendela data validation, kemudian pilih daftar bantu kategori lalu enter.

Gambar 09. Buat daftar bantu kategori

Catatan:

Untuk cara kedua, biasanya digunakan apabila kategorinya berjumlah banyak.

8) Klik kiri ‘Ok’ dan validasi datapun sudah jadi.

Gambar 10. Validasi data

Cara mengisi.

1) Ketik semua item pada tabel, kemudian drag sel pada kolom kategori.

Gambar 11. Drag sel

Apabila kesulitan melakukan drag sel, bisa dilakukan dengan copy paste.

2) Klik kiri tanda panah merah untuk mengisi kolom kategori.

Gambar 12. Validasi data

Semoga bermanfaat.

Keyword: Validation Data, Tabel. 

Share on Facebook

Share on Twitter

Share on Google+

Share on LinkedIn